仕事をする上で大事にしている自分ルール

1年以上前の記事ですが『仕事が早い人が実践する10のルール』を読んで、今の自分が仕事をする上で考えていること、大事にしていることを言語化したいなと思ってこの記事を書きます。

描き始めた段階で10個もあるのかはわかりません。。

ルール1 – 資料作成前の大枠は、A4裏紙に手書きで作成する

何か資料を作る際はいきなりパワポやエクセルの新規作成するのではなく、手書きで下書きします。最初のリンク先でも同じような事をおっしゃっていて、非常にオススメ出来ます。

この手書きで下書きをするいいところは、

  • 手書きだと修正が早い
  • 関連事項を線で繋いだりまとめたりする
  • マインドマップの要素もあるかも
  • 全体をイメージして内容を整理できる

最初からパワポとかに書き始めちゃうと、そのスライドにフォーカスしてしまうので、自分にはこの方法がしっくりきています。

  • 資料の目的
  • 一番伝えたいこと
  • 説明すべき項目
  • 作成にあたり確認すべきコト・ヒト
  • 構成

この辺りを左上から書きながら全体像をイメージしていきます。サンプルとして楽器メーカーのイベント企画書を適当に作って見ました。

イベント企画書サンプル
※書き方のサンプルのため内容はちょー適当です

この設計図さえできればあとはただの作業です。作業時間のイメージは下書き9、資料作成1です。ちゃんと比較したことはないですが、最初からいきなり作成するよりも大分早く完成します。

ちなみに基本的に鉛筆を使ってます。シャーペン・ボールペンよりもなんとなく捗る気がするので。あと、裏紙を使う理由は紙が勿体無いから。

ルール2. ショートカットを多用する

社会人必須のスキルと言えばそれまでですが、使えるショートカットはできるだけ使います。言うまでもなく作業時間めちゃくちゃ短縮されます。他の人がマウスを使ってモタモタしているのをみるとすごくもどかしい気持ちになります。

よく使うショートカットの紹介などは色んな方がまとめているので調べてみてください。

ルール3. 無駄なミーティングは辞退する

地方の大企業あるあるかとは思いますが、「とりあえず関係ありそうだから召集しました」感が溢れる会議招集通知が結構届きます。

自分が参加する必要性がないと感じたら、躊躇なく辞退ボタンを押します。

社内政治のためにも大事と言う人がいるかもしれませんが、自分の時間のが大事です。その無駄な1時間の分早く帰って英語の勉強や楽器の練習をしたい。

自分の時間をきちんとマネジメントする事を心がけています。

ルール4. To-doリスト追加時にゴールまでの道のりも記入する

以前はTo-doリストにタイトルと期限だけ入力して管理してましたが、今はそれにプラスしてアウトプットをイメージしてそこに至るまでの道のりも箇条書きレベルで入力しています。

使用ツールはTrelloです。(https://trello.com

バンドでも使っていてとても便利だと感じているので、それはまた別の機会に詳しく書きたいと思います。

ルール5. 取り掛かりの15分を一番集中

ルール1とルール4に関連していますが、ゴールまでの道のりも記入しながら、手書きでTo-doリストの因数分解とそれぞれの項目に必要なことなどをA4に手書きでメモするところまで15分集中して行います。

ある程度まとまったらTrelloにインプットします。あとは、期限前に最終仕上げで再び集中して取り掛かれば8割ぐらいの業務は対応できる感覚。

ここまで出来ればあとは仕上げだけになるイメージです。

最初と最後に本気出すタイプ。

ルール6. 会議召集には目的・Goalを明確にしたAgenda添付する

当然ですね。圧倒的に無駄な会議感がなくなりますし、スムーズに結論までたどり着きます。

ルール7. 疲れたら休む

自分の体が大事なので決して無理はしません。

  • 疲れたら休む。
  • 体調悪いかなと感じたら早めに休む。
  • 頭を切り替えて趣味に没頭する。

なんだかんだで一番大事にしているルールかもしれない。

ルール8. 帰る時間を決める

これも地方の大企業あるあるだと思いますが、作業遅い人ほど・仕事ができそうにないいい年したおじさんほどめちゃくちゃ残業します。ホワイト企業なので残業代がしっかり出るのですが、生産性の観点だとゴミみたいな仕事ぶり。

その日の朝には今日やる事を頭の中でイメージして帰る時間も決めます。あとは体が勝手に帰る時間までに業務をこなしていく。不思議。

最初は早く帰るのなんだか気が引けたけど、今となっては当たり前のようにさっさと帰るキャラ確立しました。ナイス。

ルール9. 帰宅後、全てのTo-doが終わるまで部屋着に着替えない

マイホームに帰って部屋着に着替えた瞬間閉店ガラガラです。英語の勉強とか楽器の練習とかブログ書くとか、家に帰ってやることがあるのであれば着替えません。

自分にとってのオンオフスイッチは服装なのかも。

ルール10. いいものがあれば今後も追加していきます

いいものはどんどん吸収していきたいと思います。アップデートがあれば随時追記していきましょうか。そうしよう。

 

まとめ

全体を振り返ってみると「生産性とアウトプットの質」を意識してきた結果かなという気がします。

2018年10月現在の仕事のマイルールは下記の9つということになりました。

  1. 資料の下書きはA4の紙に手書きで書く
  2. キーボードショートカットを多用する
  3. 無駄なミーティングは辞退する
  4. To-doリスト追加時にゴールまでイメージする
  5. 取り掛かりの15分を一番集中
  6. 会議召集のAgendaに目的・Goalを明記する
  7. 疲れたら休む
  8. 帰る時間を決める
  9. 部屋着に着替えたら閉店

 

今後も色んな方の思考や工夫を取り入れながら追加したり修正していきたいと思います。

それではまた。

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